ABSTRAK
Dalam
suatu perusahaan sekretaris memiliki peran penting dan sangat dibutuhkan dalam
suatu perusahaan terutama untuk mengurus dokumen perusahaan dan menjadi partner
pimpinan. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh
organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi
perkantoran. Begitupun Hotel Savoy Homann Bidakara
Bandung dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap
masyarakat memerlukan data dan informasi, salah satunya adalah data kearsipan.
Permasalahan yang akan dirumuskan adalah mengenai
sistem pengarsipan yang diterapkan, cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip,
kendala yang dihadapi saat melakukan pengarsipan dam upaya- upaya yang
dilakukan guna mengatasi masalah yang dihadapi di Executive Office Hotel Savoy
Homann Bidakara Bandung. Teknik pengumpulan data diperoleh dari observasi,
wawancara dan studi pustaka. Metode yang digunakan penulis dalam penulisan
laporan ini adalah metode deskriptif yaitu metode yang digunakan untuk
menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan
untuk membuat kesimpulan yang lebih luas.
Sistem pengarsipan yang dilakukan oleh Executive
Office Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung menerapkan sistem subjek (subject filling system). Penyimpanan
arsip sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pokok soal/ masalah. Cara penyimpanan arsip yang
dilakukan di Executive Office Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung yaitu memeriksa,
mengindeks, memberi tanda, menyortir dan terakhir menyimpan di filling cabinet.
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa
peran seorang sekretaris eksekutif dalam pelaksanaan kearsipan sangat penting
asal didasari ketelitian dan kemampuan dalam menata arsip perusahaan. Dan dalam
pelaksanaannya Executive Office Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung kerap kali
menemui hambatan seperti kurangnya sarana dan prasarana guna menunjang
pengelolaan kearsipan sehingga menghambat kinerja petugas kearsipan juga
menimbulkan penumpukan arsip. Untuk menangani hambatan yang terjadi sekretaris
senior kiranya memberikan pengetahuan kepada petugas arsip, pengecekan arsip
secara priodik dan menjaga keamanan sepanjang waktu.
Demi kebaikan perusahaan penulis menyarankan agar
memperbaharui kembali penataan arsip dan menyortir kembali arsip yang sudah
lama agar tidak menumpuk dan menambah sarana dan prasarana khususnya filling cabinet agar arsip lebih tertata
rapi dan teratur.
KATA
PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa. Karena atas berkat rahmat dan karunianya penulis dapat
menyelesaikan laporan tugas akhir ini, yang merupakan salah satu syarat dalam
menempuh ujian sidang program diploma III jurusan Sekretaris Eksekutif Pada
Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti Bandung.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini
bukanlah tujuan akhir dari belajar, karena belajar adalah sesuatu yang tidak
terbatas. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh
dari kesempurnaan baik isi, bahasa serta penulisannya. Hal ini disebabkan
keterbatasan penulis dari segi ilmu pengetahuan, bahan atau data, dana dan
waktu sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi
kesempurnaan tugas akhir ini.
Terselesaikannya
tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai
pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya bila penulis mengungkapkan rasa
terima kasih dan apresiasi kepada:
1.
Bapak Drs. Deni S. Hambali, M.Si selaku Direktur ASM
Ariyanti Bandung.
2. Ibu Rahmayanti,
S.IP., selaku pembantu Direktur I Bidang Akademik Sekretari & Manajeman
Ariyanti & Dosen wali jurusan Sekretaris di ASM Ariyanti Bandung.
3.
Ibu Hj. Ema Ambiapuri, S.Pd selaku Pembantu Direktur
II Bidang
Umum & Keuangan ASM Ariyanti Bandung.
4.
Bapak Zein Bastian, SE.MM selaku Pembantu Direktur ASM
Ariyanti Bandung.
- Ibu Ela Julaeha, S.Pd, M. Pd selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk membimbing penulis hingga selesainya tugas akhir ini.
- Bapak dan Ibu Dosen serta para Staf Karyawan ASM Ariyanti Bandung yang telah banyak membantu selama masa perkuliahan berlangsung serta memberikan ilmu pengetahuan serta fasilitas yang berkenaan dengan selesainya tugas akhir ini.
- Bapak dan Ibu serta Staf Karyawan Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung yang dengan senang hati membantu penulis dalam mengumpulkan data.
- Ibu Wasilah Rohmatun selaku Pembimbing selama PKL di Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung yang telah membagi banyak ilmu dan pembelajaran mengenai sekretaris eksekutif yang baik.
- Untuk Mamah tersayang, Susana Suyatmi yang selalu mendukung, memotivasi dan mendoakan anaknya.
- Serta teman- teman seperjuangan di D3 ASM Ariyanti. Terutama untuk jurusan Sekretaris yang selama 3 tahun selalu bersama baik suka maupun duka, yang saling mendukung, saling mengingatkan dan saling memotivasi.
- Adela Mutia Dewi yang selalu kompak menemani selama PKL. Juga Dewanty, teman yang paling cerewet tetapi menyenangkan. Tania, Mahastuti, Riandini, Annisa Azizah, Isnurul, Vicky dan sahabat- sahabat saya lainnya yang membuat hari-hari saya menyenangkan selama perkuliahan.
- Serta semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini.
Semoga Tuhan YME membalas kebaikan dan
ketulusan semua pihak yang telah membantu menyelesaikan tugas akhir ini dengan
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya. Semoga karya penelitian tugas akhir ini
dapat memberikan manfaat dan kebaikan bagi banyak pihak.
Bandung, 20 Juni
2015
Penulis
Givanne
Brenna Hanna
